هدف اصلی یک فاکتور ارائه سابقه فروش به یک تجارت و مشتری آن است. فاکتور هدف مهمی در حسابداری کسب و کارهای کوچک دارد. فاکتورها تعهد مشتری به پرداخت هزینه خدمات شما را نشان می دهد. یک فاکتور تأیید کتبی قرارداد پرداخت بین کسب و کار شما و مشتری را ارائه می دهد. فاکتورها شرایط پرداخت شما را تنظیم می‌کنند و به شما امکان می‌دهند سریع‌تر برای خدمات خود پرداخت کنید. چاپ فاکتور به همراه پاکت نامه در کنار ساک دستی پارچه ای و چاپ روبان یا جعبه آماده یا ساک دستی آماده، حرفه این بودن شما را نشان می دهد.
هنگامی که برای اولین بار یک کسب و کار را شروع می کنید، به احتمال زیاد فاکتور طراحی شده و ثابت ندارید. زمانی که مشتری یک مورد را درخواست می کنید یا وقتی به پول نیاز دارید، فاکتور ارسال می کنید. اما با رشد کسب و کار شما، توسعه یک فاکتور ثابت، منظم و قابل پیش بینی، هم به نفع تجارت شما و هم برای مشتریان، از اهمیت بیشتری برخوردار می شود.
فاکتور چیست؟
فاکتور همان سندی است که شما پس از تحویل محصول، اما قبل از پرداخت هزینه، برای مشتری ارسال می کنید. این فاکتور به مشتری شما می گوید که چقدر باید به شما پرداخت کند و شرایط پرداختی را که باید دنبال کند، تعیین می کند. فروشندگان گاهی اوقات آن را “فاکتور فروش” می نامند.
در صورت ممیزی، به فاکتورهای منظم و شماره گذاری شده نیاز خواهید داشت، بنابراین می توانید برای اداره امور مالیات توضیح دهید که پول شما از کجا آمده است.
در این میان، فاکتورهای آماده، جهت سهولت در استفاده و صرفه جویی در هزینه ها و زمان کاربرد بسیاری می تواند داشته باشد.
فاکتور چه مزایایی دارد؟
ممکن است در روند صورتحساب فعلی شما به وضوح مشکلی وجود نداشته باشد، اما ایجاد یک سیستم سازگار مزایای زیادی دارد. بیایید شش دلیل مهم را که باید فاکتور خود را ساده کنید بررسی کنیم:
فاکتور رضایت مشتری را بدست می آورد
مشتریان شما دوست دارند که به طور منظم اطلاعات مربوط به آنچه را که خریداری کرده اند و بدهی خود را دریافت کنند. آنها همچنین از داشتن فرصتی منظم برای پرداخت قبض های خود لذت می برند، هیچ کس دوست ندارد فاکتور بزرگی را برای تعداد زیادی ماه، دریافت کند (و برخی از مشتریان ممکن است نتوانند به یک باره پرداخت کنند).
دقت حساب ها با فاکتور بالا می رود
انتخاب برنامه صورتحساب روزانه، دو هفته ای یا ماهانه می تواند دقت فاکتورگیری شما را بسیار افزایش دهد. گذاشتن صورتحساب ها یا ارسال آنها در زمان های نامنظم، منجر به از بین رفتن مقدار قابل توجهی کار و همچنین مشتریان با صورتحساب مضاعف می شود.
فاکتور جریان نقدی را به گردش در می آورد
تعجب آور نیست که فاکتور گرفتن از مشتریان، خود به طور منظم، منجر به دریافت منظم حقوق می شود. مشتریان احتمالاً قبض های کمتری پرداخت می کنند. همچنین در مورد مشتریانی که پیش بینی صورتحساب را دارند، پیش پرداخت بیشتر می شود. فاکتور به طور قابل پیش بینی به معنای بدست آوردن جریان نقدی قابل پیش بینی است که می تواند به شما در پرداخت قبض های خود، تأمین حقوق و دستمزد و رشد تجارت کمک کند. نیز ثبت پیگیری فاکتورهای خود بسیار آسان تر است، نه تنها در مواقعی که مشتری درمورد پرداخت یا خدمات سوالی دارد، بلکه در مورد حسابداری، سوابق و مالیات نیز به شما کمک می کند.
با استفاده از فاکتور بهره وری افزایش می یابد
داشتن یک سیستم خاص برای صورتحساب خود باعث صرفه جویی در زمان می شود. در عین حال، تکمیل فاکتورهای خود به صورت دسته ای باعث کاهش خطاها و افزایش بازدهی بیشتر می شود.
فاکتور شما حرفه ای بودن شما را نشان می دهد
صورتحساب منظم، به کسب و کار شما را حرفه ای می کند. داشتن یک فرآیند و سیستم سازگار باعث کاهش خطاها، صرفه جویی در وقت، صرفه جویی در هزینه و سازماندهی به تجارت شما می شود.
هدف استفاده از فاکتور چیست؟
اساسی ترین هدف فاکتور ارائه سابقه فروش است تا یک تجارت بتواند توسط مشتریانش پول دریافت کند. اما فاکتورها اهداف مهم دیگری را انجام می دهند، که برخی از آن ها ممکن است بلافاصله مشخص نباشند. موارد زیر اهداف کلیدی فاکتورها هستند:
- فاکتورهای حسابداری کل فروش شما را ثبت می کنند و بنابراین برای اهداف حسابداری مفید هستند.
- فاکتورها مستنداتی از تاریخچه مالی کسب و کار شما ارائه می دهند.
- آن ها تمام درآمدی که از طریق فروش به کسب و کار شما وارد می شود را دنبال می کنند و می توانند به شما کمک کنند تا سود و جریان نقدی خود را اندازه گیری کنید.
فاکتور چگونه به سوابق مالیاتی کمک می کنند؟
فاکتورهای فروش شما اسنادی را ارائه می دهند که به تأیید اطلاعاتی که هر سال در پرونده های مالیاتی خود فهرست می کنید کمک می کند. توصیه می شود که همه صاحبان مشاغل کوچک باید سوابق روزانه را با خلاصه تراکنش های تجاری خود، از جمله فاکتورها، نگه دارند.
فاکتور چه کمکی به کسب و کارهای کوچک می کند؟
فاکتورهای حفاظت حقوقی به محافظت از مشاغل کوچک در برابر شکایت های نادرست کمک می کند، زیرا فاکتورها جزئیات خدماتی را که به مشتریان خود ارائه می دهید و جدول زمانی زمانی که کار را تکمیل می کنید، ارائه می دهد. یک فاکتور همچنین سابقه ای از مبلغی را ارائه می دهد که مشتری توافق کرده است برای خدمات شما به شما بپردازد و فاکتورهای امضا شده می توانند به عنوان توافق نامه های الزام آور قانونی عمل کنند.
فاکتور چه تاثیری در بازاریابی دارد؟
بازاریابی سوابق فاکتورهای شما می تواند به شما کمک کند تا استراتژی هایی برای بازاریابی کسب و کار خود ایجاد کنید. می‌توانید فاکتورهای خود را تجزیه و تحلیل کنید تا زمان‌های اوج خدمات شما، محبوب‌ترین و کم‌مصرف‌ترین خدماتی که ارائه می‌دهید و سایر گرایش‌ها در کسب‌وکارتان را شناسایی کنید. هنگامی که این روندها را شناسایی کردید، می توانید استراتژی های بازاریابی هوشمند را بر اساس داده ها برای رشد کسب و کار خود توسعه دهید.
چگونه با استفاده از فاکتور موجودی را ردیابی کنیم؟
اگر کسب‌وکار شما موجودی را نگه می‌دارد، فاکتورهای فروش می‌توانند به شما کمک کنند تا بر اساس فروش‌های گذشته، میزان موجودی خود را ردیابی کنید و پیش‌بینی کنید که در آینده چقدر به آن نیاز خواهید داشت. نرم افزاری وجود دارد که می توانید از آن برای ردیابی خودکار موجودی بر اساس فاکتورهای خود استفاده کنید، یا می توانید یک سیستم ردیابی دستی خود را توسعه دهید.
فاکتور برای چه مواردی استفاده می شود؟
فاکتور برای ایجاد یک قرارداد فروش بین یک تجارت و یک مشتری استفاده می شود. برای کسب‌وکارهای کوچک، از فاکتورها برای دریافت به موقع خدماتی که ارائه می‌کنند، استفاده می‌شود، با دادن سندی به مشتریان که مبلغ بدهی، شرایط پرداخت، تاریخ سررسید فاکتور و فهرستی جزئی از خدمات ارائه‌شده را نشان می‌دهد. صورت‌حساب‌های حرفه‌ای به کسب‌وکارها کمک می‌کنند تا برای خدمات خود سریع‌تر پرداخت کنند.
چرا به فاکتور نیاز دارید؟
کسب و کارها باید فاکتورهایی ایجاد کنند تا اطمینان حاصل شود که توسط مشتریان خود پرداخت می شوند. فاکتورها به عنوان توافق نامه های قانونی قابل اجرا بین یک تجارت و مشتریان آن عمل می کنند، زیرا اسناد خدمات ارائه شده و پرداخت بدهی را ارائه می دهند.
فاکتورها همچنین به کسب و کارها کمک می کنند تا فروش خود را پیگیری کنند و امور مالی خود را مدیریت کنند. فاکتورها داده های ارزشمندی را در مورد چگونگی تغییر فروش شما در طول زمان ارائه می دهند و می توانند به شما در ایجاد پیش بینی های تجاری دقیق کمک کنند. فاکتورها همچنین می توانند به شما کمک کنند تا میانگین زمان دریافت پرداخت از مشتریان خود را تعیین کنید، که می تواند به شما در مدیریت جریان نقدی کمک کند. تفاوت در چیست
تفاوت بین فاکتور و سفارش خرید چیست؟
فاکتور سندی است که یک کسب و کار برای مشتریان خود برای درخواست پرداخت برای خدمات ارائه شده ارسال می کند. صاحبان مشاغل معمولاً پس از اتمام پروژه فاکتورهایی ایجاد می کنند تا سابقه کار را ارائه دهند و درخواست پرداخت کنند. سفارش خرید با فاکتور متفاوت است: سفارش خرید سندی است که توسط خریدار برای درخواست کالا یا خدمات از یک تجارت استفاده می شود. سفارش‌های خرید قبل از صدور فاکتور ایجاد می‌شوند و شرایط فروش آتی را مشخص می‌کنند.
اهمیت استفاده از فاکتورچیست؟
برون سپاری خدمات فاکتور دو شکل کلیدی ارتباط بین مشتری و کسب و کار فاکتورها و صورت حساب ها هستند. اکثر مردم از این اصطلاحات به جای یکدیگر استفاده می کنند بدون اینکه تفاوتی را تشخیص دهند. آن ها ابزارهای آموزنده ای هستند، بنابراین مهم است که بدانید چه زمانی از صورتحساب استفاده کنید و چه زمانی از فاکتور استفاده کنید تا مشتریان خود را مطلع نگه دارید.
یک صورتحساب فهرست ساده ای از اقلام خریداری شده و مبلغ پرداختی را ارائه می دهد. یک فاکتور زمان، مراقبت و امکاناتی را که کسب و کار شما برای مشتریان خود ارائه کرده است، توصیف می کند. این یک قرارداد رسمی برای مطالبه پرداخت برای کالاهای ارسال شده یا خدمات ارائه شده است. یک فاکتور کالاها و خدماتی را که کسب و کار شما ارائه کرده است را توصیف می کند و شرایط ترتیبات، مانند طرح های پرداخت را فهرست می کند.
یک فاکتور مناسب برابر است با ارتباط موثر
مشتریان به ارتباط کامل به خوبی پاسخ می دهند. جای تعجب نیست که وقتی فاکتورها را به موقع چاپ و پست می کنید، شانس دریافت به موقع پرداخت را افزایش می دهید. علاوه بر دریافت به موقع پرداخت ها، به مشتریان و کارمندان خود می گویید که تجارت خود را با احترام انجام می دهید. یکی از راه‌هایی که بسیاری از کسب‌وکارها می‌توانند صورتحساب ثابت، به‌موقع و کامل را تضمین کنند، برون‌سپاری نیازهای چاپ فاکتور و ارسال فاکتور است. وقتی با یک شرکت پردازش نامه و چاپ شریک می‌شوید، می‌توانید فرآیند را ساده کنید و ثبات را حفظ کنید.